Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Nexaigentsys – Moritz Voigt
Hans-Berger-Straße 17
07747 Jena, Deutschland
Telefon: +49 152 21380878
E-Mail: [email protected]

2. Hosting & Infrastruktur

Die öffentliche Website wird über Cloudflare ausgeliefert. Formulare, der Website-Assistent und interne Automatisierungen werden über unser eigenes Kundenmanagement-System unserem Kundenmanagement-System verarbeitet, das auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Standort Deutschland, Rechenzentrum Falkenstein) betrieben wird. Alle Verbindungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS.

Auf einzelnen Unterseiten werden Bibliotheken über Content Delivery Networks (CDNs) geladen: unpkg.com und jsDelivr (jsdelivr.net) für die Animations-Bibliothek AOS.js. Dabei wird deine IP-Adresse an diese Dienste übertragen. jsDelivr Datenschutz

3. Cookies & LocalStorage

Wir setzen nur mit deiner Einwilligung Tracking-Cookies ein (Google Analytics). Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner mit drei Optionen:

• „Alle akzeptieren": Google Analytics wird geladen, Bewertungs-Widgets von Drittanbietern werden angezeigt.
• „Alle ablehnen": Keine Tracking-Cookies, keine Drittanbieter-Widgets. Die Website funktioniert vollständig, Bewertungs-Widgets zeigen einen Hinweis.

Unabhängig von deiner Cookie-Auswahl nutzen wir LocalStorage für technisch notwendige Funktionen:

• sbs_cookie_consent – Speichert deine Cookie-Entscheidung

Google-Cookies (nur mit Einwilligung)

• _ga – Google Analytics: Unterscheidung von Nutzern (Speicherdauer: 2 Jahre)
• _gid – Google Analytics: Unterscheidung von Nutzern (Speicherdauer: 24 Stunden)
• _gat – Google Analytics: Drosselung der Anfragerate (Speicherdauer: 1 Minute)
• _gcl_au – Google Ads: Conversion-Tracking (Speicherdauer: 90 Tage)

Deine Auswahl kannst du jederzeit über das Cookie-Symbol in der Navigation ändern oder durch Löschen der Browserdaten widerrufen.

4. Profilverwaltung & Löschung

Du kannst ein lokales Profil erstellen. Die Daten (Name, E-Mail, Telefonnummern, Social-Links) werden lokal im Browser gespeichert und nur nach ausdrücklicher Bestätigung an unser Kundenmanagement-System übermittelt. Über die Schaltfläche „Profildaten löschen" im Profil-Modal entfernst du sämtliche lokal gespeicherten Informationen und löst gleichzeitig einen Löschhinweis an unser Kundenmanagement-System aus.

5. Formulare & Automatisierungen

Kontakt-, Makerspace-, Smart-Business- und Feedback-Formulare erfassen die von dir eingegebenen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten, Projektbeschreibungen, Dateianhänge) und übertragen diese verschlüsselt an unser Kundenmanagement-System. Dort werden die Daten in einer Datenbank auf dem Server gespeichert und unser Team wird über die Anfrage benachrichtigt. Dateiuploads werden nur so lange vorgehalten, wie dies zur Bearbeitung des Vorgangs erforderlich ist.

Für den Versand von Bestätigungs- und Transaktions-E-Mails (z. B. die Eingangsbestätigung deiner Anfrage) nutzen wir den Dienst Resend.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Anfrage). Speicherdauer: Formulardaten werden für die Dauer der Bearbeitung und bis zu 6 Monate nach Abschluss im Kundenmanagement-System gespeichert.

6. KI-Verarbeitung & externe Dienste

Zur Verarbeitung von Anfragen und Formulardaten setzen wir verschiedene KI-Dienste ein:

• OpenAI GPT-4o mini: Der Nexaiscan-Fragebogen wird durch GPT-4o mini analysiert, um personalisierte Empfehlungen zu erstellen. Dabei werden deine Formularantworten (keine personenbezogenen Daten wie Name/E-Mail) an OpenAI übermittelt. OpenAI Datenschutz
• Perplexity AI: Bei Formularübermittlungen kann eine automatische Unternehmensrecherche über Perplexity erfolgen (z. B. Website-Analyse). Dabei wird nur die von dir angegebene Firmen-URL übermittelt. Perplexity Datenschutz
• Mistral AI: Der Website-Assistent nutzt das Modell „mistral-medium" für Chatanfragen. Mistral Datenschutz

Wir minimieren die übertragenen Daten auf das für die jeweilige Funktion erforderliche Maß und prüfen regelmäßig unsere Datenflüsse.

7. KI-Beraterin Emma (Voice Agent)

Nach Abschluss des Nexaiscan-Fragebogens wird dir optional ein Gespräch mit unserer KI-Assistentin „Emma" angeboten. Dieses Gespräch findet über deinen Browser statt (WebRTC-Technologie) und erfordert Zugriff auf dein Mikrofon.

Auftragsverarbeiter

Retell.ai, Inc. – Emma wird betrieben durch Retell.ai. Die Sprachverarbeitung (Speech-to-Text, Text-to-Speech) und die Gesprächsführung erfolgen über Retell.ai-Server. Retell.ai Datenschutzrichtlinie

Transkript & Datenverarbeitung

Gespräche mit Emma werden als Texttranskript gespeichert, um:

• Dir eine Zusammenfassung per E-Mail zusenden zu können
• Unseren Service kontinuierlich zu verbessern
• Dir passende Angebote erstellen zu können

Die Speicherung erfolgt nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (DSGVO-Checkbox im Nexaiscan-Formular). Du kannst das Gespräch jederzeit beenden.

Datenverarbeitung während des Calls

• Deine Nexaiscan-Angaben (Name, Firma, Analyseergebnis) werden an Emma übergeben, um das Gespräch zu personalisieren
• Falls du einen Termin buchst, wird dieser in Google Calendar erstellt. Optional wird deine E-Mail-Adresse als Teilnehmer hinzugefügt

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du das Gespräch beendest oder uns kontaktierst.

8. Google Analytics & Drittanbieter-Widgets

Wir nutzen folgende externe Dienste nur mit deiner Einwilligung:

• Google Analytics/Ads (gtag.js): Zur Messung von Website-Besuchen und Conversion-Tracking bei Formularabsendungen. Google setzt dabei Cookies ein. Wird nur geladen, wenn du „Alle akzeptieren" wählst. Google Analytics Opt-out

Kundenbewertungen werden als statische Inhalte direkt von unserem Server angezeigt – dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Speicherdauer der Cookies: _ga: 2 Jahre, _gid: 24 Stunden, _gcl_au: 90 Tage.

Google Fonts: Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen – es erfolgt keine IP-Übertragung an Google.

9. Kommunikation & Messenger

Für Community-Austausch setzen wir WhatsApp-Gruppen ein. Wenn du den jeweiligen Einladungslink nutzt, gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp/Meta. Feedback-Benachrichtigungen und Formularinformationen können zudem per Telegram an unser Team gesendet werden. Diese Weitergabe erfolgt nur, wenn du im jeweiligen Formular zustimmst oder eine entsprechende Anfrage stellst.

10. Server-Logs & Sicherheitsmaßnahmen

Cloudflare protokolliert anonymisierte Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum, User-Agent) für bis zu 7 Tage, um Angriffe zu erkennen. Auf dem Server des Kundenmanagement-Systems (Hetzner) werden System- und Zugriffs-Logs rotierend gespeichert und nur zu Troubleshooting-Zwecken ausgewertet. Sensible Administrationshinweise befinden sich ausschließlich in der internen Dokumentation.

11. Auftragsverarbeitung (AVV)

Wir haben mit folgenden Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) geschlossen:

• Google Ireland Limited – für Google Analytics und Google Ads (Consent Mode v2)
• Cloudflare, Inc. – für Website-Auslieferung und CDN-Dienste
• Hetzner Online GmbH – für Server-Hosting und den Betrieb des Kundenmanagement-Systems
• Resend, Inc. – für den Versand von Transaktions-E-Mails
• Retell.ai, Inc. – für die KI-Beraterin Emma (Voice)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Datenverarbeitungen. Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – z. B. durch Nutzung der Löschfunktion in der Profilverwaltung oder per E-Mail an uns.

13. Aktualität dieser Erklärung

Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald neue Funktionen live gehen oder gesetzliche Vorgaben es erfordern. Stand dieser Version: Juli 2026.